QuickBooks

QuickBooks-Integration

QuickBooks ist Buchhaltungssoftware von Intuit. Jede Auszahlung an einen Affiliate muss in Ihren Büchern erscheinen, und viele Auszahlungen von Hand einzutragen ist langsam und fehleranfällig. Das QuickBooks-Plugin von Post Affiliate Pro übernimmt diesen Schritt. Es fügt Ihrer Auszahlungshistorie den Button Export to iif hinzu, und die exportierte Datei enthält Ihre Affiliates und ihre Auszahlungen in dem Format, das QuickBooks Desktop importiert.

Post Affiliate Pro führt keine Zahlungen aus. Die Auszahlung an Ihre Affiliates nehmen Sie weiterhin selbst mit Ihrer eigenen Zahlungsmethode vor, zum Beispiel mit den Dateien der Funktion Massenauszahlungen . Das QuickBooks-Plugin erfasst nur, was bezahlt wurde.

HINWEIS: Der Export erstellt eine IIF-Datei. IIF-Dateien lassen sich in QuickBooks Desktop importieren. QuickBooks Online hat keinen integrierten IIF-Import.

So integrieren Sie PostAffiliatePro mit QuickBooks

Plugin aktivieren

Navigieren Sie in Ihrem Merchant-Panel zu Konfiguration > Plugins > QuickBooks > Aktivieren. Laden Sie das Merchant-Panel nach der Aktivierung neu, damit der neue Export-Button angezeigt wird.

Export konfigurieren

Öffnen Sie die Konfiguration des Plugins und legen Sie die Namen fest, die in der Datei erscheinen sollen. Die Standardwerte reichen für eine einfache Einrichtung aus, und Ihre Buchhaltung kann sie an Ihren Kontenrahmen anpassen. Alle Optionen werden im Abschnitt Plugin-Einstellungen weiter unten beschrieben.

Auszahlungshistorie exportieren

1. Gehen Sie in Ihrem Merchant-Panel zu Auszahlungen > Auszahlungshistorie.
2. Filtern Sie die Liste, wenn Sie nur einige Auszahlungen möchten, zum Beispiel für einen einzelnen Monat.
3. Klicken Sie auf Export to iif.

Ihr Browser lädt eine Datei mit der Endung .iif herunter. Sie trägt denselben Namen wie der CSV-Export der Auszahlungshistorie und enthält dieselben Auszahlungsdatensätze.

Datei in QuickBooks Desktop importieren

Intuit beschreibt den Import in seinem Hilfeartikel Export, import, and edit IIF files. Kurz gesagt:

1. Sichern Sie zuerst Ihre QuickBooks-Unternehmensdatei.
2. Melden Sie sich als Administrator an. Wenn Sie den Mehrbenutzermodus verwenden, wechseln Sie im Menü Datei in den Einzelbenutzermodus.
3. Wählen Sie File > Utilities > Import > IIF Files, wählen Sie die exportierte Datei aus und bestätigen Sie.

Intuit bietet keinen technischen Support für den Import und Export von IIF-Dateien. Testen Sie den Import deshalb an einer Kopie Ihrer Unternehmensdatei, bevor Sie ihn mit Ihren echten Büchern durchführen.

Weicht ein Lieferanten- oder Kontoname in der Datei von einem bereits in QuickBooks vorhandenen Namen ab, legt QuickBooks einen neuen an. Halten Sie die Kontonamen in den Plugin-Einstellungen identisch mit denen in QuickBooks, um Dubletten zu vermeiden.

Was ist in der exportierten Datei enthalten?

Die IIF-Datei ist eine tabulatorgetrennte Textdatei mit diesen Teilen:

• Konto (optional): eine Kontodefinition mit Name und Typ aus den Plugin-Einstellungen. Sie wird hinzugefügt, wenn Konto in den Export aufnehmen aktiviert ist.
• Lieferanten: ein Lieferant für jeden Affiliate, der in den Auszahlungen enthalten ist. Der Lieferant erhält Name, Adresszeilen, E-Mail-Adresse (die Benachrichtigungs-E-Mail, oder den Benutzernamen, falls keine vorhanden ist), Telefonnummer, den Lieferantentyp Affiliate und optional eine Steuer-ID.
• Rechnungen: für jeden Affiliate in jeder Auszahlung eine Rechnung mit dem Datum der Auszahlung. Sie besteht aus einer Zeile auf Ihrem Verbindlichkeitenkonto mit dem negativen Betrag und einer Splitzeile auf Ihrem Aufwandskonto für Affiliates mit dem positiven Betrag. Die Auszahlungs-ID dient als Belegnummer, Ihre Notiz zur Auszahlung ist der Verwendungszweck der Rechnungszeile, und die Notiz des Affiliate ist der Verwendungszweck der Splitzeile.

Die Adress-, Firmen- und Telefondaten der Lieferanten werden aus festen Datenfeldern des Affiliate-Profils gelesen (data3 bis data9). Führen Sie zuerst einen Testimport mit einem einzelnen Affiliate durch und prüfen Sie, ob die Daten in den richtigen QuickBooks-Feldern landen.

Plugin-Einstellungen

Das Plugin hat folgende Optionen:

• Kontoname: der Name des Kontos in der exportierten Datei. Standard: Affiliate Program.
• Kontotyp: der Typ dieses Kontos. Standard: BANK.
• Kontotyp für TRNS: das QuickBooks-Konto, das für die Rechnungszeile jeder Auszahlung verwendet wird. Standard: Accounts Payable.
• Kontotyp für SPL: das QuickBooks-Konto, das für die Splitzeile jeder Auszahlung verwendet wird. Standard: Affiliate Program.
• Konto in den Export aufnehmen: fügt die Kontodefinition zur Datei hinzu. Standardmäßig aktiviert.
• TOPRINT: setzt das TOPRINT-Kennzeichen (Y oder N) der Rechnungszeilen. Standardmäßig aktiviert.
• SSN-/Steuer-ID-Spalte hinzufügen: fügt den Lieferanten eine Spalte für die Steuer-ID hinzu. Wählen Sie das Affiliate-Datenfeld, das die SSN oder Steuer-ID enthält, oder lassen Sie es ungenutzt (Standard).

Wie funktioniert das Plugin genau?

Das Plugin ergänzt die bestehende Auszahlungshistorie um den Export. Wenn Sie auf Export to iif klicken, übernimmt Post Affiliate Pro dieselben Auszahlungsdatensätze wie der CSV-Export, lädt die Affiliates, die in diesen Auszahlungen bezahlt wurden, und erstellt die IIF-Datei anhand der Plugin-Einstellungen. Es wird nichts an QuickBooks gesendet, Sie importieren die heruntergeladene Datei selbst. Da der Export die Auszahlungshistorie liest, erfasst er Auszahlungen, die Sie bereits als bezahlt markiert haben.

Was ist QuickBooks?

QuickBooks ist Buchhaltungssoftware von Intuit. Intuit beschreibt sie als skalierbare, cloudbasierte Buchhaltungssoftware für alle Arten von Unternehmen und gibt an, dass ihr weltweit 10 Millionen Unternehmen vertrauen. Neben der Cloud-Version, QuickBooks Online, bietet Intuit auch QuickBooks-Desktop-Editionen an, und der IIF-Dateiimport gehört zur Desktop-Software.

Für Affiliate-Programme ist QuickBooks am Monatsende nützlich. Provisionen sind echte Kosten mit echten Verbindlichkeiten, und wenn jeder Affiliate als Lieferant und jede Auszahlung als Rechnung erfasst ist, erhält Ihre Buchhaltung einen sauberen Nachweis darüber, was geschuldet und was bezahlt wurde.

Wichtige Funktionen von QuickBooks

• Buchhaltung und Bücherführung: verbindet sich mit Ihrer Bank und mit Apps, um die Buchhaltung zu automatisieren.
• Rechnungsstellung und Zahlungen: Rechnungsstellung, Annahme von Zahlungen und Liquiditätsprognosen.
• Rechnungszahlung: Rechnungen erfassen und bezahlen, genau das nutzen die exportierten Affiliate-Auszahlungen.
• Lohn und Personal: Lohnabrechnung, Zeiterfassung für Mitarbeiter und Zahlungen an Auftragnehmer.
• Berichte: Finanzberichte für Ihr Unternehmen.
• Integrationen: mehr als 800 Integrationen mit Geschäftsanwendungen von Drittanbietern.

Preisoptionen von QuickBooks

QuickBooks Online wird in mehreren Tarifen angeboten, Simple Start, Essentials, Plus und Advanced. Intuit zeigt außerdem einen kostenlosen Tarif und eine kostenlose Testphase. Preise und Aktionen unterscheiden sich je nach Land und ändern sich häufig. Prüfen Sie die aktuellen Angaben auf der Preisseite von QuickBooks , bevor Sie sich entscheiden. QuickBooks Desktop hat eigene Preise.

Alternativen zu QuickBooks

Wenn QuickBooks nicht zu Ihrem Unternehmen passt, sind diese Buchhaltungslösungen gängige Alternativen:

• Xero
• FreshBooks
• Zoho Books

Weitere Integrationen für Auszahlungen und Zahlungen

Post Affiliate Pro unterstützt mehrere Wege, Auszahlungen zu tätigen und zu erfassen. Lesen Sie über Massenauszahlungen oder sehen Sie sich alle Integrationen an.