Wie funktioniert SMS-Abrechnung? Der vollständige Leitfaden zu Text-to-Pay-Zahlungen
Erfahren Sie, wie die SMS-Abrechnung funktioniert – vom Zahlungsantrag bis zur Bestätigung. Entdecken Sie die Sicherheitsfunktionen, Vorteile und Umsetzungsschr...
Umfassende Anleitung zur Einrichtung der SMS-Abrechnung für Ihr Unternehmen. Erfahren Sie mehr über SMS-Zahlungsanbieter, Integrationsschritte, Sicherheitskonformität und Best Practices für Text-to-Pay-Systeme.
Um SMS-Abrechnung einzurichten, müssen Sie einen SMS-Zahlungsanbieter kontaktieren, ein Konto erstellen, dessen System mit Ihrer Unternehmenssoftware integrieren und Ihre Kundenkontaktprozesse konfigurieren. Der Prozess umfasst in der Regel die Auswahl eines Anbieters, das Einrichten eines Händlerkontos, das Testen des Systems und schließlich den Live-Betrieb mit Zahlungsanforderungen, die per Textnachricht an Ihre Kunden gesendet werden.
Die SMS-Abrechnung, auch als “Text-to-Pay” oder SMS-Zahlungen bekannt, ist eine moderne Zahlungsmethode, mit der Unternehmen Rechnungen und Zahlungsanforderungen direkt per Textnachricht an Kunden senden können. Dieser innovative Ansatz nutzt die Allgegenwärtigkeit von Mobiltelefonen und die hohe Interaktionsrate von SMS-Kommunikation, um den Zahlungseingang zu beschleunigen. Im Gegensatz zu traditionellen Zahlungsmethoden, bei denen Kunden physische Standorte aufsuchen oder komplexe Online-Portale nutzen müssen, übermittelt die SMS-Abrechnung Zahlungsaufforderungen direkt auf das Gerät, das Kunden am häufigsten nutzen. Das System funktioniert, indem es einen sicheren Zahlungslink per Textnachricht versendet, sodass Kunden Transaktionen mit nur wenigen Klicks auf ihrem Smartphone abschließen können. Diese Methode wird in verschiedensten Branchen immer beliebter – von Hausdienstleistungen und Versorgungsunternehmen bis hin zu persönlichen Dienstleistungen und medizinischen Anbietern –, da sie Zahlungshürden deutlich senkt und den Cashflow beschleunigt.
Der grundlegende Vorteil der SMS-Abrechnung liegt in ihrer Zugänglichkeit und Unmittelbarkeit. Textnachrichten haben eine durchschnittliche Öffnungsrate von 98 % und werden meist innerhalb von drei Minuten nach Erhalt gelesen, was SMS zu einem der effektivsten Kommunikationskanäle zur Kundenansprache macht. Wenn Unternehmen SMS-Abrechnung implementieren, bieten sie nicht nur eine weitere Zahlungsmöglichkeit an – sie treffen ihre Kunden dort, wo diese bereits aktiv sind, und nutzen einen Kommunikationsweg, mit dem Kunden täglich interagieren. Dieser Ansatz hat sich besonders für Unternehmen bewährt, die an mehreren Standorten agieren oder kein traditionelles Kassensystem betreiben, da er eine flexible, ortsunabhängige Zahlungsmöglichkeit bietet.
Die Auswahl eines geeigneten SMS-Zahlungsanbieters ist der entscheidende erste Schritt bei der Einführung der SMS-Abrechnung in Ihrem Unternehmen. Der Markt bietet zahlreiche Anbieter mit unterschiedlichen Funktionen, Preisstrukturen und Integrationsmöglichkeiten. Zu den führenden SMS-Zahlungsanbietern gehören Stripe, Square, Text Request, Textedly, Razorpay, Boku, Fortumo und Everyware. Bei der Bewertung potenzieller Anbieter sollten Sie mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigen, die sich direkt auf Ihre Geschäftsabläufe und das Kundenerlebnis auswirken.
Sicherheit und Compliance sind das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines SMS-Zahlungsanbieters. Ihr Anbieter muss die PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards) Level 1 Konformität einhalten, was sicherstellt, dass alle Zahlungsdaten verschlüsselt und nach Branchenstandard geschützt sind. Diese Compliance-Stufe ist die höchste und zeigt, dass der Anbieter Datensicherheit ernst nimmt. Außerdem sollten Sie prüfen, ob der Anbieter tokenisierte Transaktionen nutzt, bei denen Kundendaten in sichere Token umgewandelt werden, anstatt die tatsächlichen Kartendaten zu speichern. Ihr Anbieter sollte zudem die TCPA (Telephone Consumer Protection Act)-Anforderungen erfüllen, sodass alle SMS-Kommunikationen auf Opt-in-Basis erfolgen und Kunden klare Möglichkeiten haben, sich von Zahlungsbenachrichtigungen abzumelden.
Integrationsmöglichkeiten bestimmen maßgeblich, wie reibungslos sich die SMS-Abrechnung in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse einfügt. Die besten SMS-Zahlungsanbieter bieten nahtlose Integrationen mit gängiger Business-Software wie QuickBooks, Salesforce, HubSpot, Square, Stripe und verschiedenen CRM-Plattformen. PostAffiliatePro zeichnet sich hierbei durch umfassende Integrationsoptionen aus, mit denen Sie die SMS-Abrechnung direkt mit Ihrem Affiliate-Management und Zahlungs-Tracking verbinden können. Diese Integration macht manuelle Dateneingaben überflüssig, reduziert Fehler und bietet Echtzeit-Einblick in den Zahlungsstatus über alle Kanäle hinweg. Fragen Sie bei der Auswahl nach API-Zugängen und vorgefertigten Integrationen für Ihre spezifische Softwareumgebung.
Preisstruktur variiert zwischen den Anbietern erheblich und kann Ihre Rentabilität maßgeblich beeinflussen. Die meisten SMS-Zahlungsanbieter berechnen Transaktionsgebühren zwischen 2,5 % und 3,5 % des Zahlungsbetrags zuzüglich einer festen Gebühr pro Transaktion (meist $0,25 bis $0,50). Einige Anbieter bieten gestaffelte Tarife anhand des monatlichen Transaktionsvolumens, wodurch die Kosten pro Transaktion bei steigendem Geschäft sinken können. Berücksichtigen Sie zudem, ob Einrichtungsgebühren, monatliche Grundgebühren oder Gebühren für Zusatzfunktionen wie Zahlungserinnerungen oder Berichte anfallen. PostAffiliatePro bietet transparente, wettbewerbsfähige Preise, die sich an Ihrem Geschäftsvolumen orientieren – Sie zahlen nur, was Sie nutzen, ohne versteckte oder überraschende Kosten.
Wählen Sie zunächst Ihren SMS-Zahlungsanbieter und erstellen Sie ein Unternehmenskonto. Dazu müssen Sie in der Regel grundlegende Unternehmensdaten wie Firmenname, Adresse, Steuer-ID und Kontaktdaten angeben. Die meisten Anbieter verlangen einen Nachweis über die Legitimität Ihres Unternehmens – meist durch Einreichung von Dokumenten wie Gewerbeschein, Gründungsurkunde oder aktuelle Kontoauszüge. Die Kontoerstellung dauert normalerweise 15-30 Minuten, die vollständige Verifizierung kann 24-48 Stunden beanspruchen. In diesem Schritt legen Sie auch Ihre Abrechnungseinstellungen fest und wählen den passenden Tarif basierend auf geplantem SMS-Volumen und Transaktionshäufigkeit.
Nach der Kontoerstellung beim Anbieter müssen Sie ein Händlerkonto anlegen, das Ihr SMS-Zahlungssystem mit Ihrem Bankkonto verbindet. Dieses Händlerkonto fungiert als Mittler, der Zahlungen abwickelt und Gelder auf Ihr Geschäftskonto einzahlt. Die Einrichtung umfasst das Verknüpfen Ihrer Bankdaten und gegebenenfalls die Anbindung an einen Zahlungsabwickler wie Stripe oder Payrix. Die meisten Anbieter erledigen diese Integration nahtlos, Sie müssen aber eventuell weitere Nachweise wie Kontoauszüge oder einen Eigentumsnachweis einreichen. Die Einrichtung dauert in der Regel 24-48 Stunden, danach können Sie Testtransaktionen durchführen.
Sie haben zwei Möglichkeiten für Ihre SMS-Rufnummer: Entweder Sie verwenden Ihre bestehende Geschäftsrufnummer oder Sie erhalten vom Anbieter eine dedizierte virtuelle Nummer. Die Nutzung der bestehenden Nummer sorgt für Markenkonsistenz und Kundenvertrautheit, bedeutet aber auch, dass alle SMS von dieser Nummer ausgehen. Eine dedizierte virtuelle Nummer hingegen verbessert die Organisation und trennt Zahlungsnachrichten von sonstigen Geschäftsnachrichten. Virtuelle Nummern optimieren zudem die Zustellbarkeit, da sie speziell für Zahlungsprozesse konfiguriert sind und seltener von Mobilfunkanbietern als Spam eingestuft werden. Die meisten Anbieter empfehlen eine dedizierte virtuelle Nummer für optimale Performance, die Entscheidung hängt jedoch von Ihren Bedürfnissen und Kundenpräferenzen ab.
Entwickeln Sie klare, professionelle Nachrichtenvorlagen für Ihre Kunden. Die Vorlagen sollten den Zahlungsbetrag, eine kurze Beschreibung des Zwecks, einen sicheren Zahlungslink und klare Anweisungen zur Zahlung enthalten. Effektive SMS-Zahlungsnachrichten sind prägnant (meist unter 160 Zeichen, um Mehrfachnachrichten zu vermeiden), enthalten eine klare Handlungsaufforderung und bieten Zahlungs-Kontext. Zum Beispiel: “Hallo [Name], Ihre Rechnung über $[Betrag] ist fällig. Sicher bezahlen unter: [Link]. Fragen? Antwort mit HELP.” Konfigurieren Sie weitere Einstellungen wie automatische Zahlungserinnerungen, Folge-Nachrichten bei offenen Rechnungen und Opt-in/Opt-out-Präferenzen für Kunden. Die meisten Anbieter bieten anpassbare Vorlagen und Automatisierungsregeln, sodass Sie das Erlebnis auf Ihre Geschäftsanforderungen abstimmen können.
Bevor Sie mit echten Transaktionen starten, testen Sie Ihr SMS-Abrechnungssystem ausführlich im Trainings- oder Sandbox-Modus des Anbieters. In dieser Phase können Sie Zahlungsanforderungen verschicken und empfangen, ohne tatsächlich Geld zu transferieren – so stellen Sie sicher, dass alle technischen Abläufe funktionieren. Senden Sie Testnachrichten an Ihre eigene Nummer und prüfen Sie, dass Links funktionieren, Zahlungsseiten laden und Bestätigungen ankommen. Testen Sie verschiedene Szenarien wie erfolgreiche Zahlungen, abgelehnte Karten und Zahlungsabbrüche, um zu verstehen, wie Ihr System reagiert. Die Testphase dauert meist 1-2 Stunden und ist essenziell, um vor dem Produktivstart Probleme zu erkennen und zu beheben.
Sobald die Tests abgeschlossen und Sie von der Funktionsfähigkeit Ihres Systems überzeugt sind, wechseln Sie vom Trainings- in den Live-Modus. Beginnen Sie mit Zahlungsanforderungen an eine kleine Kundengruppe, um die reale Performance zu beobachten, bevor Sie das System für alle Kunden freischalten. Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Zustellraten, Zahlungsabschlüsse, durchschnittliche Zahlungsdauer und Supportanfragen. Die meisten SMS-Zahlungsanbieter bieten umfassende Dashboards mit Echtzeitdaten, sodass Sie Trends erkennen und Ihr Vorgehen optimieren können. Überwachen Sie technische Probleme, Kundenrückfragen oder Zahlungsausfälle und passen Sie bei Bedarf Vorlagen oder Prozesse auf Basis des tatsächlichen Kundenverhaltens an.
Die Einführung der SMS-Abrechnung erfordert die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Vorgaben und Sicherheitsstandards. PCI DSS-Compliance ist beim Umgang mit Zahlungsdaten obligatorisch. Ihr SMS-Zahlungsanbieter muss eine PCI DSS Level 1-Zertifizierung nachweisen, die regelmäßige Sicherheitsprüfungen, Schwachstellenanalysen und strenge Datenhandhabungsvorschriften umfasst. Diese Zertifizierung garantiert die Verschlüsselung aller Kartendaten während der Übertragung und Speicherung sowie streng kontrollierten und protokollierten Zugriff auf sensible Informationen. Fordern Sie beim Anbieter ein Compliance-Zertifikat an und informieren Sie sich über dessen Sicherheitsmaßnahmen.
TCPA-Compliance ist für SMS-Kommunikation ebenfalls unerlässlich. Die US-Gesetzgebung (Telephone Consumer Protection Act) verlangt die ausdrückliche schriftliche Einwilligung der Kunden, bevor Sie ihnen SMS-Zahlungsaufforderungen senden. Hierzu müssen Sie einen klaren Opt-in-Prozess implementieren, bei dem Kunden dem SMS-Empfang aktiv zustimmen. Zudem ist ein einfacher Opt-out-Mechanismus erforderlich, in der Regel durch “STOP” als Antwort auf eine Nachricht. Führen Sie genaue Nachweise über Opt-in-Datum und -Art, da diese bei Compliance-Prüfungen verlangt werden können. Verstöße gegen die TCPA-Vorgaben können zu erheblichen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen führen.
Datenschutz und Privatsphäre nach Vorgaben wie der DSGVO (in Europa) und weiteren nationalen Datenschutzgesetzen verpflichten Sie zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Kundendaten. Stellen Sie sicher, dass Ihr SMS-Anbieter über geeignete Datenverarbeitungsvereinbarungen verfügt und Kundendaten ausschließlich zum angegebenen Zahlungszweck verwendet werden. Beschränken Sie den Zugriff innerhalb Ihres Unternehmens und sorgen Sie für eine sichere Löschung der Daten nach Ablauf der in Ihrer Datenschutzerklärung festgelegten Aufbewahrungsfrist.
| Aspekt | SMS-Abrechnung | Kreditkartenabwicklung | Banküberweisung | Scheckzahlung |
|---|---|---|---|---|
| Einrichtungsdauer | 24-48 Stunden | 3-5 Werktage | 1-2 Tage | Entfällt |
| Zahlungsgeschwindigkeit | 2-5 Minuten | 1-3 Tage | 1-3 Tage | 5-10 Tage |
| Kundeninteraktion | 98 % Öffnungsrate | Passiv | Passiv | Passiv |
| Transaktionsgebühren | 2,5-3,5 % + $0,25-0,50 | 2,2-3 % + $0,30 | $0-5 pro Überweisung | $0 |
| Sicherheitsniveau | PCI DSS Level 1 | PCI DSS Level 1 | Bankniveau | Niedrig |
| Mobilfreundlichkeit | Hervorragend | Gut | Schlecht | Entfällt |
| Automatisierung | Hoch | Mittel | Gering | Keine |
| Kundenkomfort | Sehr hoch | Hoch | Mittel | Niedrig |
Zeitpunkt und Frequenz haben maßgeblichen Einfluss auf die Zahlungserfolgsquote. Versenden Sie Zahlungsaufforderungen unmittelbar nach Leistungserbringung oder Rechnungserstellung, solange der Vorgang beim Kunden präsent ist. Bei wiederkehrenden Rechnungen empfiehlt sich ein konsistenter Zeitplan – etwa eine Woche vor Fälligkeit, drei Tage davor und am Fälligkeitstag. Zu viele Nachrichten sollten Sie jedoch vermeiden, um Kundenfrust oder Spam-Beschwerden zu verhindern. Studien zeigen, dass 2-3 Zahlungserinnerungen pro Rechnungszyklus für die meisten Unternehmen optimal sind.
Personalisierung und Kontext steigern die Zahlungsquote deutlich. Nennen Sie stets den Kundennamen, den konkreten Betrag und eine verständliche Beschreibung des Zahlungszwecks. Allgemeine Nachrichten wie “Zahlung fällig” erzielen deutlich geringere Abschlussraten als spezifische Mitteilungen wie “Ihre Klempnerleistung am 15. Dezember beträgt $250. Zahlen Sie unter: [Link].” Personalisierung signalisiert Professionalität und hilft, Unklarheiten und Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden.
Alternative Kommunikationswege stellen sicher, dass Zahlungsaufforderungen auch bei Problemen mit der SMS-Zustellung ankommen. Geben Sie alternative Kontaktmöglichkeiten wie E-Mail oder Telefonnummer an, falls Kunden die SMS nicht erhalten oder der Zahlungslink nicht funktioniert. Manche Kunden bevorzugen alternative Zahlungsmethoden – Flexibilität steigert die Zahlungsquote insgesamt. Das integrierte System von PostAffiliatePro ermöglicht das automatische Versenden von Backup-Benachrichtigungen über verschiedene Kanäle, falls auf die ursprüngliche SMS keine Zahlung erfolgt.
Kundensupport und Transparenz schaffen Vertrauen in Ihr SMS-Abrechnungssystem. Kommunizieren Sie klar, dass Zahlungsaufforderungen per SMS kommen, erläutern Sie den Zweck und bieten Sie einfache Kontaktmöglichkeiten bei Fragen oder Problemen. Integrieren Sie ein “HELP”-Stichwort in Ihre Nachrichten, über das Kunden Supportinformationen erhalten. Reagieren Sie zeitnah auf Anfragen zu Zahlungslinks oder technischen Problemen – Verzögerungen können zu Zahlungsausfällen und Unzufriedenheit führen.
Hausdienstleister und Handwerker profitieren besonders von der SMS-Abrechnung, da sie oft beim Kunden vor Ort arbeiten und keinen Zugang zu klassischen Kartenterminals haben. Ein Klempner, Elektriker oder Handwerker kann nach Abschluss sofort eine Zahlungsaufforderung senden, sodass der Kunde direkt bezahlt. Das erspart Schecks oder den Weg ins Büro und verkürzt die Zahlungszeit erheblich.
Versorgungsunternehmen und Dienstleister verwalten Zahlungen von tausenden Kunden und nutzen SMS-Abrechnung, um rechtzeitige Zahlungen zu fördern und Mahngebühren zu minimieren. Automatisierte Zahlungserinnerungen per SMS sind nachweislich effektiver als Papier- oder E-Mail-Rechnungen und führen zu höheren pünktlichen Zahlungseingängen sowie verbessertem Cashflow.
Persönliche Dienstleistungen wie Nachhilfe, Beratung, Personal Training oder Kosmetik sind oft mobil oder flexibel. Mit SMS-Abrechnung können Dienstleister direkt nach Ausführung, unabhängig vom Standort, die Zahlung einfordern – ohne dass Kunden ein Kartenlesegerät benötigen.
Gesundheits- und Arztpraxen nutzen SMS-Abrechnung, um Zuzahlungen, Selbstbeteiligungen und offene Beträge einzuziehen. Patienten schätzen die bequeme Zahlung per SMS, und Praxen profitieren von schnellerem Zahlungseingang und geringerem Verwaltungsaufwand.
Zahlungserinnerungen und Automatisierung ermöglichen ausgefeilte Workflows für den Forderungseinzug. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, die in festgelegten Abständen nach Rechnungsstellung versendet werden, mit zunehmender Dringlichkeit. Die erste Erinnerung ist freundlich und informativ, weitere betonen Fälligkeit und etwaige Mahngebühren. Automatisierung reduziert manuellen Aufwand und sorgt für konsequentes Nachfassen bei allen Kunden.
Zahlungs-Tracking und Berichte bieten Einblick in Ihre Erfolge beim Forderungseinzug. Die meisten SMS-Zahlungsanbieter liefern detaillierte Berichte zu Zahlungsquoten, durchschnittlicher Zahlungsdauer, Kundenreaktionen und Umsatztrends. Nutzen Sie diese Daten, um Muster zu erkennen, Ihre Nachrichten zu optimieren und den Cashflow besser vorherzusagen. Mit den fortschrittlichen Berichten von PostAffiliatePro können Sie die SMS-Abrechnung zusätzlich zu anderen Zahlungsarten und Partner-Metriken auswerten.
Integration in Buchhaltungssoftware vereinfacht Ihr Finanzmanagement. Wenn SMS-Zahlungen automatisch in QuickBooks, Xero oder andere Buchhaltungsplattformen übertragen werden, entfällt die manuelle Dateneingabe und die Abstimmung wird vereinfacht. Dadurch sind Ihre Finanzdaten stets aktuell und korrekt – das erleichtert die Cashflow-Steuerung und fundierte Geschäftsentscheidungen.
Probleme bei der Nachrichtenübermittlung können durch Carrier-Filter oder Netzprobleme auftreten. Wenn Kunden melden, dass sie keine Zahlungsaufforderung erhalten haben, prüfen Sie, ob Ihr Anbieter gute Carrier-Beziehungen pflegt und Ihre Nachrichten nicht als Spam eingestuft werden. Nutzen Sie eine dedizierte Geschäftsnummer statt einer geteilten Kurznummer – eigene Nummern haben bessere Zustellraten. Überwachen Sie Zustellberichte Ihres Anbieters und analysieren Sie Muster bei fehlgeschlagenen Zustellungen.
Fehlerhafte Zahlungslinks führen zu Frust und Zahlungsausfällen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Links korrekt formatiert sind, auf sichere HTTPS-Seiten führen und auf allen Mobilgeräten und Browsern funktionieren. Testen Sie Links regelmäßig und bieten Sie eine alternative Zahlungsmöglichkeit an, falls Kunden technische Probleme haben. Geben Sie eine Telefonnummer in den SMS an, damit Kunden bei Problemen anrufen können.
Opt-in-Compliance der Kunden ist für die Einhaltung der TCPA-Vorgaben entscheidend. Führen Sie genaue Nachweise, wann und wie Kunden dem SMS-Empfang zugestimmt haben. Bieten Sie einfache Opt-out-Möglichkeiten und setzen Sie diese unverzüglich um. Prüfen Sie regelmäßig Ihre Kontaktlisten, um ausschließlich an Kunden mit expliziter Einwilligung zu versenden.
Die Einrichtung der SMS-Abrechnung ist eine strategische Investition in die Zahlungsinfrastruktur und das Kundenerlebnis Ihres Unternehmens. Mit dieser modernen Zahlungsmethode können Sie die Zeit bis zum Zahlungseingang deutlich verkürzen, den Cashflow verbessern und Ihren Kunden eine bequeme, sichere Zahlungsoption bieten. Der Einrichtungsprozess ist, trotz mehrerer Schritte, unkompliziert und dauert in der Regel nur 2-3 Tage vom ersten Anbieter-Check bis zum Live-Betrieb mit realen Transaktionen.
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Mobile Abrechnung, auch bekannt als Abrechnung über Mobilfunkanbieter, ist eine Zahlungsmethode, die es Verbrauchern ermöglicht, Einkäufe direkt über ihre Handy...
