Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten (DSB)?

1. Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine spezialisierte Funktion, die für die Überwachung der Datenschutzstrategie einer Organisation und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – verantwortlich ist. Die Hauptaufgaben eines DSB umfassen drei wesentliche Verantwortlichkeiten: Information und Beratung der Organisation zu ihren Datenschutzpflichten, Überwachung der laufenden Einhaltung der DSGVO-Anforderungen sowie die Funktion als Ansprechpartner zwischen Organisation und Aufsichtsbehörden. DSBs fungieren als interne Wahrer der Privatsphäre, führen Audits durch, überprüfen Datenverarbeitungsprozesse und stellen sicher, dass personenbezogene Daten rechtskonform und ethisch korrekt behandelt werden. Organisationen brauchen DSBs, weil Datenschutz keine Option mehr ist – er ist eine gesetzliche Pflicht, deren Nichtbeachtung mit erheblichen Sanktionen geahndet wird. Durch die Benennung eines qualifizierten DSB zeigt eine Organisation ihr Engagement für den Schutz der Rechte von Einzelpersonen und schafft Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitern und Partnern.

2. Die drei zwingenden Kriterien für die Benennung eines DSB

Nach DSGVO Artikel 37 müssen Organisationen einen DSB benennen, wenn sie mindestens eines von drei spezifischen gesetzlichen Kriterien erfüllen. Diese zwingenden Kriterien schaffen einen klaren Rahmen, ab wann ein DSB verpflichtend ist und nicht mehr als freiwillige Maßnahme gilt. Das Verständnis dieser Kriterien ist für Organisationen wesentlich, um ihre Compliance-Pflichten korrekt einzuschätzen. Die drei Kriterien betreffen unterschiedliche Organisationstypen und deren Datenverarbeitung – von öffentlichen Stellen bis zu großen privatwirtschaftlichen Unternehmen. Jedes Kriterium spiegelt die Anerkennung der DSGVO wider, dass bestimmte Organisationen personenbezogene Daten auf eine Art und Weise verarbeiten, die besondere Aufsicht und Fachkenntnis erfordert. Organisationen, auf die eines dieser Kriterien zutrifft, dürfen nicht auf einen DSB verzichten – die Benennung ist europarechtlich verpflichtend.

3. Was bedeutet „groß angelegte Datenverarbeitung“?

Der Begriff „groß angelegt“ ist im Kontext der DSGVO nicht durch eine feste Zahl definiert, sondern hängt von mehreren miteinander verbundenen Faktoren ab, die die Aufsichtsbehörden ganzheitlich bewerten. Bei der Beurteilung, ob eine Verarbeitung als groß angelegt gilt, müssen Organisationen die Anzahl der betroffenen Personen (in der Regel Tausende oder mehr), das Volumen und die Art der Daten, die Dauer der Verarbeitung sowie die geografische Reichweite über mehrere Länder oder Regionen hinweg berücksichtigen. Ein Unternehmen, das Daten von 5.000 Kunden in einem Land verarbeitet, erreicht möglicherweise nicht die Schwelle, während die Verarbeitung von Daten von 500 Kunden in 15 europäischen Ländern aufgrund der geographischen Ausdehnung als groß angelegt eingestuft werden kann. Finanzinstitute mit Millionen Transaktionsdatensätzen, Telekommunikationsunternehmen mit der Analyse von Verbindungsdaten oder E-Commerce-Plattformen, die das Nutzerverhalten in mehreren Ländern auswerten, erfüllen das Kriterium der groß angelegten Verarbeitung eindeutig. Die flexible Auslegung der DSGVO sorgt dafür, dass sich die Regelungen an unterschiedliche Geschäftsmodelle und Technologien anpassen und Organisationen eine echte Bewertung ihrer Tätigkeit vornehmen – statt sich auf rein numerische Schwellen zu verlassen.

4. Besondere Kategorien von Daten und deren Sensibilität

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, definiert in DSGVO Artikel 9, umfassen die sensibelsten Informationen und unterliegen einem erhöhten gesetzlichen Schutz. Die Verarbeitung dieser Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es liegen spezielle Rechtsgrundlagen wie ausdrückliche Einwilligung, arbeitsrechtliche Anforderungen oder lebenswichtige Interessen vor. Organisationen, die besondere Kategorien als Kerntätigkeit verarbeiten, müssen unabhängig vom Umfang einen DSB benennen. Die Sensibilität dieser Daten ergibt sich aus ihrem Potenzial für Diskriminierung, Identitätsdiebstahl oder die Verletzung von Grundrechten, falls sie missbraucht werden.

Zu den besonders schützenswerten Datenkategorien zählen:

• Gesundheitsdaten – Medizinische Akten, Diagnosen, Behandlungsdaten, Kommunikation mit Gesundheitsdienstleistern
• Rassische oder ethnische Herkunft – Angaben zur ethnischen Zugehörigkeit
• Politische Meinungen – Mitgliedschaft in Parteien oder Angaben zur politischen Einstellung
• Religiöse Überzeugungen – Informationen zu Religion, Glaubensbekenntnis oder Praktiken
• Gewerkschaftszugehörigkeit – Hinweise auf Mitgliedschaft oder Aktivitäten in Gewerkschaften
• Genetische Daten – DNA-Sequenzen, genetische Tests und erbliche Informationen
• Biometrische Daten – Fingerabdrücke, Gesichtserkennung, Iris-Scans und Stimmprofile zur Identifikation
• Strafrechtliche Daten – Vorstrafen, laufende Verfahren und Daten aus der Strafverfolgung

5. Öffentliche Stellen und Behörden

Öffentliche Stellen sind nach DSGVO Artikel 37 verpflichtet, einen DSB zu benennen – dies ist das eindeutigste Pflichtkriterium. Diese Vorgabe gilt für alle Behörden, öffentliche Einrichtungen, Kommunen, staatsnahe Betriebe und Organisationen mit hoheitlichen Aufgaben. Die DSGVO erkennt an, dass der öffentliche Sektor in der Regel große Mengen personenbezogener und häufig auch besonders sensibler Daten über Bürger verarbeitet, was eine besondere Kontrolle erfordert. Wichtig ist die Ausnahme für Gerichte und richterliche Behörden bei Tätigkeiten im Rahmen ihrer Rechtsprechung – hier wird die Unabhängigkeit der Justiz gewahrt. Beispiele für öffentliche Stellen mit DSB-Pflicht sind nationale Finanzämter, Sozialversicherungen, Gesundheitsdienste, Polizei, Ausländerbehörden und Stadtverwaltungen. Sie müssen sicherstellen, dass der DSB über ausreichende Ressourcen, Unabhängigkeit und Zugang zur Leitung verfügt, um den Datenschutz in allen Bereichen effektiv zu überwachen.

6. Organisationen, die keinen DSB benötigen

Kleine Organisationen mit begrenzter Datenverarbeitung sind in der Regel von der Pflicht zur Benennung eines DSB ausgenommen und können ihre Ressourcen flexibler einsetzen. Organisationen, die personenbezogene Daten nur gelegentlich oder in geringem Umfang verarbeiten – wie ein lokales Geschäft mit einer einfachen Kundenliste oder ein kleines Unternehmen, das nur interne Gehaltsdaten verwaltet –, erfüllen meist keines der drei Pflichtkriterien. Eine Bäckerei, die Namen und Telefonnummern ihrer Kunden sammelt, eine kleine Kanzlei mit Mandantendaten oder ein familiengeführtes Einzelhandelsgeschäft mit Zahlungsdaten benötigen keinen DSB nach DSGVO. Das Prinzip der Verhältnismäßigkeit der DSGVO berücksichtigt, dass die Verpflichtung eines DSB für jedes kleine Unternehmen wirtschaftlich und organisatorisch unzumutbar wäre. Dennoch können auch Organisationen ohne rechtliche Pflicht freiwillig einen DSB benennen, um den Datenschutz zu stärken, ihr Engagement für Privatsphäre zu zeigen und sich am Markt einen Vorteil zu verschaffen. So profitieren auch kleinere Unternehmen vom Know-how eines DSB – ohne die volle gesetzliche Last.

7. Zentrale Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Die Aufgaben eines DSB sind in DSGVO Artikel 39 geregelt und gehen weit über reine Kontrollfunktionen hinaus – sie umfassen die strategische Überwachung des gesamten Datenschutzmanagements. Der DSB muss die Organisation und ihre Mitarbeitenden informieren und beraten, sodass jeder seine Rolle beim Datenschutz kennt. Die Überwachung der Einhaltung der DSGVO ist eine kontinuierliche Aufgabe und umfasst regelmäßige Überprüfungen der Datenverarbeitung, Richtlinien und Prozesse. DSBs führen Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) durch und beraten bei risikoreichen Verarbeitungen bereits vor deren Beginn. Sie sind zentrale Ansprechperson für Aufsichtsbehörden und Datenschutzstellen, koordinieren die Kommunikation und reagieren auf Untersuchungen. DSBs bearbeiten Betroffenenanfragen effizient, z.B. Auskunfts-, Löschungs- oder Übertragbarkeitsanfragen, und sorgen für fristgerechte, rechtmäßige Antworten.

Die umfassenden Aufgaben eines DSB umfassen:

• Information und Beratung zu DSGVO-Pflichten und Datenschutz-Best-Practices
• Überwachung der Compliance durch laufende Prüfungen und Audits
• Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen
• Beratung zu Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen
• Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und regulatorische Stellen
• Bearbeitung von Betroffenenanfragen und Sicherstellung rechtzeitiger, rechtmäßiger Antworten
• Durchführung von Schulungen und Awareness-Programmen für Mitarbeitende und Führungskräfte
• Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten und von Compliance-Maßnahmen
• Überprüfung und Aktualisierung von Datenschutzrichtlinien und Prozessen
• Untersuchung von Datenschutzvorfällen und Koordination der Reaktion auf Datenpannen

8. Notwendige Qualifikationen und Fähigkeiten eines DSB

Die DSGVO schreibt keine bestimmten formalen Qualifikationen oder Zertifikate für DSBs vor, sondern verlangt fachkundige Kenntnisse im Datenschutzrecht und in den Datenschutzpraktiken. Diese Flexibilität ermöglicht es Organisationen, DSBs mit unterschiedlichem beruflichen Hintergrund – Juristen, IT-Experten, Compliance-Fachleute oder Manager – zu benennen, solange sie über ausreichende Expertise verfügen. Dennoch gilt: Die Rolle erfordert ein tiefes Verständnis der DSGVO, nationaler Datenschutzgesetze sowie der konkreten Anwendbarkeit in der jeweiligen Organisation. Empfohlene Fähigkeiten für effektive DSBs sind: fundiertes juristisches Wissen im Datenschutz, technisches Verständnis für Datenverarbeitung und IT-Sicherheit, exzellente Kommunikationsfähigkeiten, um komplexe Themen verständlich zu vermitteln, sowie branchenspezifische Kenntnisse. Professionelle Zertifizierungen wie Certified Data Protection Officer (CDPO) oder Certified Information Privacy Professional (CIPP) dokumentieren Engagement und bieten eine strukturierte Weiterbildung im Datenschutz. DSBs benötigen zudem analytische Fähigkeiten zur Bewertung von Risiken, Projektmanagement-Kompetenz für Datenschutzinitiativen und diplomatisches Geschick, um unabhängig und durchsetzungsfähig zu agieren.

9. Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Organisationen können einen DSB als internen Mitarbeiter benennen – entweder eine vorhandene Fachkraft oder einen neu eingestellten, dedizierten Datenschutzexperten. Der interne Ansatz bietet Vorteile wie tiefes Verständnis für die Abläufe, Systeme und Kultur der Organisation, wodurch der DSB praxisnahe Beratung geben und Veränderungen wirkungsvoll umsetzen kann. Alternativ können Organisationen einen externen DSB engagieren, meist einen spezialisierten Berater oder eine Kanzlei, der auf Teilzeit- oder Projektbasis die Datenschutzexpertise bereitstellt. Externe DSBs bieten Flexibilität, spezifisches Know-how und den Vorteil, Erfahrungen aus verschiedenen Branchen einzubringen – haben aber gegebenenfalls weniger Einblick in interne Abläufe. Die DSGVO lässt auch gemeinsame DSB-Lösungen zu, etwa wenn sich mehrere kleinere Organisationen einen DSB teilen, insbesondere im gleichen Sektor. Unabhängig davon, ob der DSB intern oder extern ist: Die DSGVO fordert absolute Unabhängigkeit – der DSB darf von der Leitung keine Weisungen bezüglich seiner Datenschutzaufgaben erhalten und muss direkt an die höchste Führungsebene berichten.

10. Unabhängigkeit und Schutz des DSB nach DSGVO

DSGVO Artikel 38 regelt strenge Anforderungen an die Unabhängigkeit des DSB – effektive Datenschutzaufsicht ist nur ohne organisatorischen Druck oder Interessenkonflikte möglich. Ein DSB darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt oder abberufen werden, was ihm den nötigen Rechtsschutz gibt, um auf Missstände hinzuweisen, ohne Repressalien befürchten zu müssen. DSBs dürfen von der Leitung keine Weisungen erhalten, wie sie ihre Datenschutzaufgaben wahrnehmen – sie müssen allein nach den gesetzlichen Anforderungen beraten und nicht nach betriebswirtschaftlichen Interessen. Der DSB muss direkt der höchsten Führungsebene berichten, meist dem Vorstand oder der Geschäftsleitung, um die nötige Autorität und den Zugang zu Entscheidungen zu haben. DSBs unterliegen Verschwiegenheitspflichten bezüglich ihrer Datenschutzarbeit, was sensible Informationen schützt und eine offene Prüfung ermöglicht. Diese Unabhängigkeit ist unabdingbar – andernfalls könnte die Organisation den DSB unter Druck setzen, Verstöße zu ignorieren oder Vorschriften zu „schönreden“, was den Sinn der Funktion konterkariert.

11. Folgen der Nichtbeachtung

Organisationen, die einen vorgeschriebenen DSB nicht benennen, drohen erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach den Durchsetzungsmechanismen der DSGVO. Aufsichtsbehörden können Verwaltungsstrafen verhängen – bis zu 10 Millionen € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist (EU). Im Vereinigten Königreich kann das Information Commissioner’s Office (ICO) Bußgelder bis zu 8,7 Millionen £ oder 2 % des Jahresumsatzes verhängen. Neben den finanziellen Strafen drohen Reputationsschäden, wenn Behörden Organisationen öffentlich als nicht DSGVO-konform benennen, was das Vertrauen von Kunden und die Marktposition gefährdet. Das Fehlen eines DSB erhöht zudem das Risiko von Datenschutzlücken, die zu größeren Vorfällen, strengeren Sanktionen oder teuren Klagen Betroffener führen können. Wer proaktiv einen qualifizierten DSB bestellt, zeigt regulatorisches Verantwortungsbewusstsein und verringert das Risiko behördlicher Maßnahmen deutlich.

12. Best Practices für das DSB-Management

Effektives DSB-Management erfordert Investitionen in kontinuierliche Weiterbildung, damit der DSB stets über aktuelle Auslegungen der DSGVO, behördliche Empfehlungen und neue Herausforderungen informiert ist. Organisationen sollten regelmäßige Compliance-Audits durchführen, um die Wirksamkeit des Datenschutzes zu prüfen, Schwachstellen zu erkennen und dem DSB eine fundierte Grundlage für Verbesserungsvorschläge zu geben. Klare Kommunikation zwischen DSB und Stakeholdern – etwa Management, IT, Marketing und Personalabteilung – stellt sicher, dass Datenschutzaspekte von Anfang an in Entscheidungen einfließen. Dokumentation der Datenschutzmaßnahmen schafft einen Audit-Trail, der das Engagement der Organisation gegenüber Behörden nachweisbar macht. DSBs müssen sich über Entwicklungen der DSGVO, behördliche Leitlinien, Gerichtsurteile und regulatorische Trends auf dem Laufenden halten.

Best Practices zur Unterstützung des DSB umfassen:

• Kontinuierliche Weiterbildung durch Schulungen, Zertifikate und Branchenevents
• Regelmäßige Compliance-Audits zur Identifizierung von Lücken und Reifegradbewertung
• Klare Kommunikation mit Stakeholdern, damit Datenschutz die Geschäftsentscheidungen prägt
• Dokumentation der Maßnahmen als Beleg für das Engagement der Organisation
• Aktuell bleiben zu DSGVO-Entwicklungen durch behördliche Leitlinien und Urteile
• Umfassende Datenschutzrichtlinien passend zum Kontext der Organisation
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zur Sensibilisierung für Datenschutz
• Angemessene Ressourcen für den DSB: Budget, Tools und Unterstützung
• Direkter Zugang zur Leitung für Eskalationen und Einfluss auf Entscheidungen
• Schutz der Unabhängigkeit – keine Interessenkonflikte oder Druck

13. Wie PostAffiliatePro die DSGVO-Compliance unterstützt

Affiliate-Softwareplattformen wie PostAffiliatePro verarbeiten erhebliche Mengen personenbezogener Daten – darunter Affiliate-Informationen, Kundendaten, Transaktionsdaten und Leistungskennzahlen – weshalb DSGVO-Compliance für Betreiber und Nutzer unerlässlich ist. PostAffiliatePro unterstützt die Einhaltung des Datenschutzes durch ausgereifte Datenverarbeitungsfunktionen, die eine rechtmäßige und sichere Verarbeitung von Affiliate-Daten ermöglichen. Die Plattform bietet umfassende Prüfpfade, die sämtliche Zugriffe, Änderungen und Verarbeitungsschritte dokumentieren und damit die Transparenz und Rechenschaft schaffen, die DSBs zur Compliance-Prüfung benötigen. Die Architektur von PostAffiliatePro entspricht den Grundsätzen Datenschutz durch Technikgestaltung, sodass Datenschutzmaßnahmen von Anfang an integriert werden und nicht nachträglich. Mit Funktionen zur Erleichterung der DSGVO-Compliance – etwa Zugriffskontrollen, Verarbeitungsdokumentation und Audit-Funktionen – hilft PostAffiliatePro Organisationen, ihre Datenschutzpflichten zu erfüllen und unterstützt DSBs bei der Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden.