GDPR-Datenspeicherung: Wo und wie Sie Daten von EU-Bürgern legal speichern

Einführung in die DSGVO-Datenspeicherung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat grundlegend verändert, wie Organisationen mit personenbezogenen Daten von Bürgern der Europäischen Union umgehen. Seit ihrer Durchsetzung am 25. Mai 2018 stellt die DSGVO das weltweit strengste Datenschutzregelwerk dar, das nicht nur Unternehmen mit Sitz in der EU, sondern jede Organisation betrifft, die Daten von EU-Bürgern verarbeitet. Die Datenspeicherung ist einer der kritischsten Aspekte der DSGVO-Compliance, da unsachgemäße Lagerung sensible Informationen gefährden und gravierende Folgen haben kann. Organisationen, die die DSGVO-Anforderungen zur Datenspeicherung nicht einhalten, riskieren Bußgelder von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Zu wissen, wo, wie und wie lange Sie Daten von EU-Bürgern speichern dürfen, ist essenziell für rechtskonformes Handeln und das Vertrauen Ihrer Kunden.

Anforderungen an die DSGVO-Datenspeicherung

Die DSGVO legt vier grundlegende Prinzipien fest, die direkt regeln, wie personenbezogene Daten gespeichert werden müssen: Datenminimierung, Integrität, Vertraulichkeit und Speicherbegrenzung. Datenminimierung erfordert, dass Organisationen nur die für den angegebenen Zweck notwendigen personenbezogenen Daten erheben und speichern, um unnötige Informationen zu vermeiden, die das Risiko und den Compliance-Aufwand erhöhen. Integrität verlangt, dass die Daten während ihres Lebenszyklus korrekt, vollständig und unverändert bleiben, während Vertraulichkeit sicherstellt, dass nur befugte Personen Zugriff auf gespeicherte Informationen haben. Speicherbegrenzung bedeutet, dass personenbezogene Daten nicht unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen; sie müssen gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr erfüllen.

Diese Prinzipien bilden zusammen ein umfassendes Rahmenwerk, das EU-Bürger schützt und Organisationen effizientes Arbeiten ermöglicht. Organisationen müssen ihre Speicherpraktiken, Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsmaßnahmen dokumentieren, um die Einhaltung bei Audits oder Untersuchungen nachzuweisen. Die Beweislast liegt bei der Organisation – Sie müssen den Aufsichtsbehörden genau zeigen können, wie Sie jede Anforderung erfüllen.

Wo dürfen Daten von EU-Bürgern gespeichert werden

Die Wahl des Speicherorts für Daten von EU-Bürgern ist einer der komplexesten Aspekte der DSGVO-Compliance. Die sicherste Option ist die Datenspeicherung innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), zu dem auch Länder wie Island, Liechtenstein und Norwegen gehören, die gleichwertige Datenschutzstandards übernommen haben. Allerdings dürfen Daten auch in Ländern gespeichert werden, für die die Europäische Kommission ein “angemessenes” Datenschutzniveau festgestellt hat, wie Kanada, Japan oder Südkorea. Für Länder ohne Angemessenheitsbeschluss müssen Organisationen zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Standardvertragsklauseln (SCCs) oder verbindliche Unternehmensregeln (BCRs) implementieren, um Daten legal zu übertragen und zu speichern. Das Umfeld grenzüberschreitender Datenübertragungen ist durch Gerichtsurteile, die bestimmte Übertragungsmechanismen in Frage stellen, immer komplexer geworden – es ist daher unerlässlich, sich über aktuelle rechtliche Entwicklungen zu informieren.

Was sind Angemessenheitsbeschlüsse?

Ein Angemessenheitsbeschluss ist eine formale Feststellung der Europäischen Kommission, dass ein Nicht-EU-Land ein im Wesentlichen gleichwertiges Datenschutzniveau wie die DSGVO gewährleistet. Diese Entscheidungen werden nicht leichtfertig getroffen; die Kommission führt umfassende Bewertungen durch, in denen sie das Rechtsrahmenwerk, die Durchsetzungsmechanismen und die praktische Umsetzung der Datenschutzgrundsätze des Landes prüft. Derzeit verfügen nur wenige Länder über Angemessenheitsbeschlüsse, darunter das Vereinigte Königreich, Kanada, Japan, Südkorea und Israel. Die Vorteile eines Angemessenheitsbeschlusses sind erheblich: Organisationen können personenbezogene Daten in diese Länder übertragen, ohne zusätzliche Übertragungsmechanismen umsetzen zu müssen – das vereinfacht die Einhaltung erheblich und reduziert den Verwaltungsaufwand. Allerdings können Angemessenheitsbeschlüsse wieder entzogen werden, falls das Datenschutzniveau eines Landes sinkt – wie die Aussetzung des Privacy Shield 2020 zeigt, die tausende Unternehmen zwang, ihre Übertragungsmechanismen umzustellen.

Mechanismen zur Datenübertragung

Bei der Übertragung von Daten von EU-Bürgern in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss müssen Organisationen auf genehmigte Übertragungsmechanismen zurückgreifen, die vertragliche Garantien bieten. Die wichtigsten Mechanismen sind:

• Standardvertragsklauseln (SCCs): Vorgeprüfte Vertragsvorlagen, die verbindliche Verpflichtungen zwischen Datenexporteuren und -importeuren schaffen und so beim Transfer den Datenschutz sicherstellen
• Verbindliche Unternehmensregeln (BCRs): Interne Richtlinien großer, multinationaler Organisationen, die weltweit einheitliche Datenschutzstandards innerhalb der Unternehmensgruppe sicherstellen
• Verhaltensregeln und Zertifizierungen: Branchenspezifische Standards und Zertifizierungen von Dritten, die die Verpflichtung zu Datenschutzprinzipien belegen

Jeder Mechanismus hat spezifische Vor- und Nachteile. SCCs sind die am häufigsten genutzte Option für kleinere Unternehmen und Einzelübertragungen, während BCRs für große, multinationale Konzerne mit komplexen Datenflüssen geeignet sind. Organisationen müssen Transfer Impact Assessments durchführen, um zu bewerten, ob die Gesetze des Bestimmungslandes die Wirksamkeit dieser Mechanismen, insbesondere im Hinblick auf staatliche Überwachung und Datenzugriffe, gefährden könnten.

Sicherheitsmaßnahmen bei der Datenspeicherung

Die Umsetzung robuster Sicherheitsmaßnahmen ist laut DSGVO keine Option, sondern eine Pflicht, die direkten Einfluss auf den Compliance-Status und das Haftungsrisiko Ihrer Organisation hat. Verschlüsselung ist der Goldstandard beim Datenschutz; Organisationen sind verpflichtet, personenbezogene Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand mit Industriestandards wie AES-256 zu verschlüsseln. Pseudonymisierung bietet eine weitere wichtige Schutzschicht, indem identifizierende Informationen durch künstliche Kennungen ersetzt werden, sodass Unbefugte Daten nicht ohne Weiteres bestimmten Personen zuordnen können. Zugriffskontrollen müssen streng durch rollenbasierte Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Prüfungen umgesetzt werden, die dokumentieren, wer wann auf welche Daten zugreift. Organisationen sollten außerdem umfassende Mitarbeiterschulungen etablieren, um sicherzustellen, dass das Personal die Datenschutzpflichten versteht, Sicherheitsrisiken erkennt und korrekt mit Daten umgeht. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, Penetrationstests und Schwachstellenmanagement helfen, Sicherheitslücken zu identifizieren und zu schließen, bevor sie durch Angreifer ausgenutzt werden können.

Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten

Das Speicherbegrenzungsprinzip der DSGVO verlangt, dass Organisationen klare Aufbewahrungsfristen für jede Verarbeitungsabsicht festlegen. Die angemessene Aufbewahrungsdauer hängt dabei vollständig vom Zweck der Datenerhebung ab: Kontaktdaten von Kunden, die für die laufende Dienstleistung benötigt werden, können während der Geschäftsbeziehung gespeichert werden, während Marketingdaten nach einer einzigen Kampagne zu löschen sind. Organisationen müssen automatisierte Löschprozesse einführen, die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen, anstatt sich auf fehleranfällige manuelle Verfahren zu verlassen. Viele Organisationen tun sich mit dieser Vorgabe schwer, weil sie keine geeigneten Systeme zur Nachverfolgung von Aufbewahrungsfristen und zur fristgerechten Löschung in verschiedenen Datenbanken haben. Die Implementierung eines Dateninventars, das festhält, welche Daten Sie besitzen, wo sie gespeichert werden, zu welchem Zweck und wann sie gelöscht werden sollen, ist entscheidend, um die Einhaltung nachzuweisen und unnötige Datensammlungen zu vermeiden.

Besonderheiten bei sensiblen Daten

Die DSGVO erkennt an, dass bestimmte Kategorien personenbezogener Daten besonderen Schutz benötigen, da sie besonders sensibel sind und bei Missbrauch Diskriminierung oder Schaden verursachen können. Besondere Kategorien personenbezogener Daten umfassen Informationen über Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten, Gesundheitsdaten sowie Angaben zur Sexualität oder sexuellen Orientierung. Die Verarbeitung dieser Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es liegt eine explizite Rechtsgrundlage vor, wie etwa ausdrückliche Einwilligung, arbeitsrechtliche Vorgaben oder der Schutz lebenswichtiger Interessen. Organisationen, die solche Daten verarbeiten, müssen zusätzliche Schutzmaßnahmen über den Standard hinaus umsetzen, insbesondere strengere Zugriffskontrollen, die den Zugriff auf das absolut notwendige Personal beschränken. Bei der Verarbeitung besonderer Datenkategorien sind Datenschutz-Folgenabschätzungen verpflichtend, die eine genaue Risikoanalyse und die Umsetzung von Gegenmaßnahmen vor Beginn der Verarbeitung verlangen. Die Folgen von Verstößen im Umgang mit sensiblen Daten sind besonders gravierend, und die Aufsichtsbehörden sind bei Verstößen gegen Gesundheits-, Biometrie- oder andere geschützte Datenkategorien besonders strikt.

DSGVO-Compliance-Checkliste für die Datenspeicherung

Die Einhaltung der DSGVO erfordert einen systematischen Ansatz, der alle Kernanforderungen abdeckt. Organisationen sollten die folgenden Schritte befolgen:

1. Führen Sie ein Daten-Audit durch, um alle personenbezogenen Daten zu identifizieren, die Sie erheben, verarbeiten und speichern, und dokumentieren Sie Quelle, Zweck und aktuellen Speicherort jedes Datensatzes
2. Legen Sie Aufbewahrungsfristen für jede Datenkategorie fest, einschließlich der Speicherdauer und des Löschverfahrens
3. Setzen Sie Verschlüsselung für alle personenbezogenen Daten bei Übertragung und Speicherung ein, mit Industriestandards und sicherem Schlüsselmanagement
4. Implementieren Sie Zugriffskontrollen wie rollenbasierte Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Zugriffsüberprüfungen
5. Dokumentieren Sie Ihre Rechtsgrundlage für jede Datenerhebung und -verarbeitung nach DSGVO
6. Prüfen Sie Übertragungsmechanismen, wenn Sie Daten außerhalb der EU/des EWR speichern, und setzen Sie SCCs, BCRs oder Angemessenheitsbeschlüsse ein
7. Etablieren Sie automatisierte Löschverfahren, die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernen
8. Führen Sie Datenschutz-Folgenabschätzungen für risikoreiche Verarbeitungen durch, insbesondere bei sensiblen Daten oder großvolumiger Verarbeitung
9. Schulen Sie Ihr Personal zu Datenschutzpflichten, Best Practices der Datensicherheit und korrektem Umgang mit personenbezogenen Daten
10. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Compliance-Aktivitäten, Sicherheitsmaßnahmen und Verarbeitungstätigkeiten für die Nachweisführung im Auditfall

Häufige Fehler bei der DSGVO-Datenspeicherung

Organisationen machen immer wieder vermeidbare Fehler, die zu Sanktionen und Datenpannen führen. Einer der häufigsten Fehler ist die unbefristete Datenspeicherung, wenn Daten aus Angst, sie könnten irgendwann noch benötigt werden, ohne Löschverfahren aufbewahrt werden. Ein weiterer gravierender Fehler ist das Speichern von EU-Bürgerdaten in Ländern ohne ausreichende Sicherungsmaßnahmen oder rechtsgültige Übertragungsmechanismen – meist aus Unwissenheit oder Fehleinschätzung der rechtlichen Anforderungen. Viele Organisationen verzichten auf die Verschlüsselung sensibler Daten, weil sie annehmen, Firewalls und Zugriffskontrollen seien ausreichend – im Falle einer Datenpanne zeigt sich dann, dass unverschlüsselte Daten leicht ausgenutzt werden können. Unzureichende Schulungen der Mitarbeiter sind ein weiteres weit verbreitetes Problem: Wer die DSGVO-Anforderungen nicht kennt, kann Daten durch Nachlässigkeit, schwache Passwörter oder Social Engineering unbeabsichtigt gefährden. Häufig wird außerdem die Dokumentation der Compliance-Maßnahmen vernachlässigt, sodass bei Prüfungen oder Kundenanfragen kein Nachweis über den korrekten Umgang mit Daten möglich ist.

So unterstützt PostAffiliatePro bei der DSGVO-Compliance

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